La ministra de Hacienda y Finanzas conjuntamente con la presidenta y Ministros de la Corte de Justicia anunciaron “Oficio Cero”, el Sistema de Oficio Electrónico desarrollado en el marco del Convenio de Colaboración Mutua establecido entre el Poder Ejecutivo y el Poder Judicial para el servicio a los ciudadanos.
El Plan de Modernización del Estado tiene como premisas: el fortalecimiento institucional, la transparencia y la eficiencia en la prestación de Servicios del Gobierno de San Juan.
En este marco, se creó “Oficio Cero”, una plataforma digital que tiene como finalidad poner a disposición del Poder Judicial datos obrantes en el Poder Ejecutivo referidos a personas humanas. Con este sistema se pretende disminuir los plazos procesales, asegurar la certeza de los datos informados y reducir notablemente el uso de papel en los procesos administrativos relacionados.
Los aspectos esenciales de Oficio Cero son:
- Establecer el Oficio Electrónico como reemplazo del Oficio de Pedido de Informe con relación a determinados datos de agentes públicos que sean de interés para el poder Judicial en los diversos Procesos.
- Poner a disposición del Poder Judicial el Sistema de Activos de la Dirección Provincial de Informática para que tome conocimiento de determinados datos obrantes en sus registros.
Hacia una modernización de procesos:
En la actualidad, la Dirección General de Recursos Humanos y Organización recibe oficios emitidos por jueces que varían en el contenido de la requisitoria, algunos de ellos refieren a:
- Datos personales
- Lugar de prestación de servicios en la Administración Pública
- Monto de Remuneraciones
- Domicilios registrados
- Embargo de Salario
En muchos casos, los oficios requieren de ésta al menos una investigación interna para poder ser contestados. Sumado a ello, el caudal de oficios se ha ido incrementando de manera constante, agregando labores a las habituales de las reparticiones del Poder Ejecutivo, sobre todo en áreas como la Dirección de Recursos Humanos y Organización. Además, debido a la metodología utilizada para contestar dichos oficios, el proceso resulta burocrático, inseguro y requiere gran cantidad de recursos tanto materiales como humanos.
En términos generales y a modo ilustrativo, en la actualidad un expediente para contestar un oficio requiere de al menos tres personas intervinientes, el uso de al menos 20 hojas de papel al momento de su confección y luego otras personas para su diligenciamiento, estimando un tiempo final aproximado de entre dos y seis meses.
Si consideramos que esta situación se repite por más de 7000 oficios, que son los que ingresan al Poder Ejecutivo sólo para solicitudes de informe sobre personas de interés, se valora la necesidad de instrumentar un nuevo procedimiento.
El nuevo servicio web, desarrollado por la Secretaría de la Gestión Pública del Ministerio de Hacienda y Finanzas desde sus Direcciones de Informática, Gobierno Abierto y Recursos Humanos y con recursos aportados por el Poder Judicial, prevé los siguientes resultados a corto plazo:
- Disminución sustancial en los tiempos de respuesta a los oficios judiciales.
- Reducción a cero del uso de papel en el procedimiento de informes al Poder Judicial y la liberación de tiempos de agentes afectados a contestar oficios.
- Reducción de errores por la consulta directa a la base de datos sin intervención humana.
- Disminución sustancial en los plazos judiciales.
- Trazabilidad Garantizada de los requerimientos y respuestas realizadas entre el Poder Judicial y el Poder Ejecutivo.